#25 Les représentants de proximité

PLAN

• Qui sont les représentants de proximité ?

• Quelles sont leurs missions / attributions ?
• Quels sont leurs moyens ?
• Les représentants de proximité en pratique

Qui sont les représentants de proximité

Définition

La plupart des entreprises qui ont mis en place des représentants de proximité se sont inspirés des anciens délégués du personnel. Communément, ils ont pour principale mission de faire remonter les problématiques individuelles dans les établissements où il n'y a pas de représentants du personnel compte tenu du découpage des établissements distincts lié à la mise en place du CSE.

Mise en place

C’est l’accord d’entreprise majoritaire qui fixe le périmètre et le nombre des établissements distincts en amont de la négociation du protocole d’accord préélectoral qui peut prévoir l’instauration des représentants de proximité dans l’entreprise.

Dans le cas où le nombre et le périmètre des établissements distincts seraient établis par décision unilatérale de l’employeur, le Ministère du Travail a indiqué que la mise en place des représentants de proximité pouvait néanmoins être décidée par accord collectif majoritaire en cours de cycle.

L’article L2313-7 du Code du travail prévoit que l’accord d’entreprise doit définir :

• Le nombre de représentants de proximité ;
• Leurs attributions (notamment en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail) ;
• Les modalités de leur désignation ;
• Leurs moyens de fonctionnement.

Une large liberté est donc laissée aux participants à la négociation de l’accord pour adapter l’ensemble de ces points aux besoins identifiés dans l’entreprise en matière de représentation du personnel.

A titre d’exemple, le représentant de proximité pourra être chargé de jouer un rôle en matière de présentation des réclamations individuelles ou collectives dans les différents sites géographiques de l’entreprise lorsque le périmètre des établissements distincts de l’entreprise retenu se situe à un niveau plus centralisé.

Désignation

Selon les dispositions de l’accord les instituant, les représentants de proximité sont :

• Soit membres du CSE ;
• Soit désignés par lui.

L’accord d’entreprise ne peut donc ni prévoir que les représentants de proximité seront désignés par les organisations syndicales représentatives parmi les salariés de l’entreprise ni qu’ils seront directement élus par les salariés.

En tout état de cause, les représentants de proximité sont désignés pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

Quelles sont leurs missions / attributions ?

Les missions des représentants de proximité sont librement définies par accord d’entreprise. Le Code du travail précise uniquement que l’accord les mettant en place doit préciser leurs attributions « notamment en matière de santé et de sécurité ».

Exemples de missions à confier aux représentants de proximité (non exhaustifs) :

• Faire remonter au CSE les questions individuelles des salariés pour qu’elles puissent être traitées en réunion mensuelle ;
• Prévenir les situations de harcèlement ;
• Recommander des actions de nature à améliorer la qualité de vie au travail du personnel ;
• Identifier les charges de travail excessives ;
• Participer à des inspections en matière de santé et de sécurité ou après un accident grave, ou un accident du travail ayant révélé un risque grave etc.

Quels sont leurs moyens ?

Les moyens de fonctionnement des représentants de proximité sont définis par l’accord d’entreprise qui les instituent. L’accord prévoit notamment le nombre d’heures de délégation dont ils bénéficient en vertu de leur mandat.

A savoir néanmoins que lorsque les représentants de proximité sont membres du CSE, ils bénéficient des moyens garantis en tant que membres du CSE. De ce fait, si, comme le permet l’article R2314-1 du Code du travail, l’accord collectif ne leur accorde pas un crédit d’heures supplémentaires pour exercer leurs missions, ils utilisent alors les heures de délégation de membre du CSE pour exercer leurs fonctions de représentants de proximité.

En revanche, lorsque les représentants de proximité ne sont pas membres du CSE, ils n’ont pas les mêmes droits que les membres du CSE. En effet, c’est à l’accord qui institue les représentants de proximité de prévoir les moyens et les droits dont ils peuvent bénéficier à ce titre.

Par ailleurs, il est à noter que le CSE peut tout à fait décider de consacrer une partie de son budget de fonctionnement à la formation des représentants de proximité. Cela est précisé par l’article L2315-61 du Code du travail.

Les représentants de proximité sont des salariés protégés durant la durée de leur mandat, à compter du jour de leur désignation, et durant les 6 mois qui suivent l’expiration de leur mandat ou la disparition de l’institution. (article L2411-8 du Code du travail)

Les représentants de proximité en pratique

Le Code du travail étant très succinct au sujet du contenu de l’accord qui institue les représentants de proximité, nous vous partageons certains sujets notables, mais non exhaustifs, à avoir en tête lors de la négociation :

• Les modalités de désignation des représentants de proximité : l’accord d’entreprise ne pourra pas prévoir que les représentants de proximité sont désignés par les organisations syndicales représentatives parmi les salariés de l’entreprise ;

• Leurs attributions : étant donné que l’article L2313-7 précise de façon expresse les questions de santé, sécurité et conditions de travail, il apparaît important de les inclure dans le champ des attributions des représentants de proximité. Il peut par exemple être prévu que les représentants de proximité soient conviés lors des réunions de CSE traitant des questions de santé, sécurité et conditions de travail, et/ou lors des réunions de CSSCT. Il convient également d’avoir à l’esprit que toute attribution confiée aux représentants de proximité doit rester de la compétence du CSE.

Il est possible de prévoir des réunions récurrentes avec un interlocuteur dédié (un membre de la direction de l’entreprise / représentant de l’employeur) afin d’évoquer un certain nombre de sujets relevant de leur compétence. Ces réunions pouvant être mensuelles, ou trimestrielles par exemples ;

• Leurs moyens :
  • Puisque le Code du travail ne prévoit pas de crédit d’heures spécifique pour les représentants de proximité, il est tout à fait possible de négocier un crédit d’heures propre aux représentants de proximité ;
  • Possibilité aussi de négocier l’octroi d’une formation en droit du travail et en santé, sécurité et conditions de travail ;
  • De plus, en fonction des attributions dévolues aux représentants de proximité, il est possible de prévoir, et ce afin de communiquer avec le personnel, une messagerie dédiée avec une adresse mail dédiée aux représentants de proximité.

La négociation de ces moyens de fonctionnement s’inscrit dans la logique d’une communication adaptée et efficace pour des représentants qui vont constituer des relais sur le terrain dans des sites de petite taille dépourvus, en principe, d’un représentant de la direction qualifié.

• Les représentants de proximité étant souvent sur un site éloigné du lieu où siège le CSE, la réunion physique n’est donc pas forcément adaptée à leurs prérogatives. Peuvent donc être négociés les moyens de communications suivants : des visio-conférences, des « espaces collaboratifs » afin de participer à l’amélioration des conditions de santé, sécurité et conditions de travail, des forums de discussion ouverts à plusieurs participants dont les représentants de proximité,…etc ;

Ressources pour approfondir :

• Lamy Le comité social et économique au quotidien, article « 106 Comment sont mis en place et désignés les représentants de proximité ? » mis à jour en avril 2022 ;

• Le Lamy droit des représentants du personnel, article « 1528 Modalités de désignation des représentants de proximité » mis à jour en mars 2022 ;
• Le Lamy social, articles « 4640 Attributions des représentants de proximité » et « 4641 Modalités de fonctionnement des représentants de proximité » mis à jour en mars 2022 ;
• ActuEL RH, article « Le CSE s’est-il saisi des questions de santé au travail ? » du 29 juin 2021 ;
• ActuEL RH, article « L’existence de représentants de proximité n’est pas une preuve d’établissement distinct au sens des délégués syndicaux » du 26 avril 2021 ;
• Le Lamy santé sécurité au travail, article « 308-11 Mise en place de représentants de proximité » mis à jour en avril 2020 ;
• QR Ministère du Travail du 16 janvier 2020 (https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/qr_cse_16_01_2020_ok.pdf) ;
• Questions – Réponses CSE du 17 janvier 2020 ;
• Semaine Sociale Lamy, nº 1802 du 12 février 2018, article « À quoi sert le représentant de proximité ? » ;
• Les Cahiers du DRH, nº 250-251 du 1er février 2018, article « Les représentants de proximité : mise en place et attributions ».